オフィス移転＆リニューアルの流れ｜スムーズな移転開業方法を店舗デザイン会社が解説します

「オフィスの移転を予定しているけど、どのように進めていけばいいか分からない」

「スムーズにオフィス移転をする方法を知りたい」

このように、オフィスの移転を予定しているけど移転をスムーズに進める方法が分からない方は、多いのではないでしょうか。この記事では、オフィス移転&リニューアルをスムーズに進めるための手順を詳しく解説していきます。

オフィスの移転は従業員の増加や心機一転など、さまざまな理由が考えられるでしょう。今のオフィスの課題を克服するという面でも効果的です。しかし、オフィスの移転を行き当たりばったりで行ってしまうと、抜けや漏れが発生してしまう可能性が。オフィス移転で失敗しないためにもこの記事をチェックしてみてください。

私たちTO（ティーオー）は、店舗・オフィスなど商業施設の設計を得意とするデザイン設計事務所です。店舗デザインに対して真摯に向き合い、無理のない最適なプランニングをしております。私たちのデザインの流れについてはこちらのページをご参照ください。

オフィス移転とリニューアルの手順

オフィスの移転は以下の手順を踏んでいくと抜けや漏れがなくスムーズに進めることができます。

上記9つの手順をそれぞれ詳しく見ていきましょう。

まずは、現状のオフィスの課題を洗い出し、新しいオフィスをどのようにするかのコンセプトを決めましょう。オフィスは会社の顔になることを踏まえて内装のコンセプトを決めすることが重要です。

また、オフィスは仕事の効率を上げるために機能性も考える必要があります。「会社の顔」と「機能性」を意識したコンセプト立案をしましょう。加えて、移転時期をある程度決めておくのも忘れいないようにしてください。

オフィスの移転に費用の上限を設定しておくことも重要です。オフィスの移転の費用はかけようと思えばいくらでもかけられます。上限がないと移転費用がかさみ高額な出費になりかねません。移転先や内装決めをスムーズに決めるためにも、移転費用の上限を事前に決めておきましょう。

新しいオフィスのコンセプト・移転費用の上限を決めたら旧オフィスの解約予告をします。一般的に貸しオフィスの解約予告は3ヶ月〜6ヶ月前までです。

稀に1ヶ月前の場合もあります。解約予告を忘れてしまうと違約金が発生してしまうので注意が必要です。賃貸借契約書を確認して、いつまでに解約予告をするのかのチェックをしておきましょう。

オフィスの解約日が決まったら、内装工事業者に原状回復工事の依頼をしてください。原状回復の特約がない場合は、民法の規定で「明け渡しの期日まで」に済ませる必要があります。

業者のスケジュールもあるので移転の2ヶ月前までには必ず決めておきましょう。物件によっては指定業者が決まっている場合があります。貸主に事前に確認しておきましょう。

旧オフィスの解約と同時に進めるのが移転先物件の選定と契約です。資金に余裕があるならば、先に物件を押さえておくのも一つの手段です。

資金に余裕がないならば候補地を3つほど挙げておき、オフィスの明け渡し1ヶ月前から借りれるように交渉するといいでしょう。物件を借りるのに審査などが入るため、余裕をもって契約することが重要です。

物件が決まったら新オフィスの内装のレイアウトを決めましょう。最初に決めたコンセプトを基に深堀していくとスムーズに進められます。

自分自身でレイアウトを上手く決められない場合は、デザイン設計事務所などに依頼をして、一緒に考えてもらうといいでしょう。プロの意見を取り入れると作業効率の上がる内装レイアウトにすることができます。

内装レイアウトが決まったら、内装工事の依頼を業者におこないます。内装工事の業者は数多く存在するので、3社ほどに見積もりをだすといいでしょう。

見積もりを出した中で日程調整がしやすく想定内の費用で収まる業者を選んでみてください。デザイン設計事務所に内装レイアウトを依頼した場合は、業者をあっせんしてくれることもあるので担当者に聞いてみるといいでしょう。

新オフィスの物件が決まったと同時に引っ越し業者に引っ越しの依頼をしておきましょう。3社ほど見積もりを出してもらうと最適な引っ越し業者を選ぶことができます。引っ越しの繁忙期（３、４、8、10月）は料金が高くなり、業者によっては日にち指定ができない可能性があるので早めに依頼するようにしましょう。

オフィスを移転したら以下の機関に届け出が必要です。

上記それぞれの機関にオフィス移転の届け出を出さないと、罰則や罰金などが発生してしまう可能性があります。それぞれ、オフィス移転から何日以内という期限が設けられているので、必ず確認して期限内に済ませるようにしましょう。

この記事では、オフィス移転リニューアルをスムーズに進めるための手順を詳しく解説してきました。オフィスの移転はやるべきことが多くあります。これまで紹介してきた順序に沿って進め、スムーズにオフィス移転ができるようにしましょう。